Secrétariat Externalisé : La Solution Complète pour Optimiser Votre Entreprise

Vous cherchez à gagner du temps, réduire vos charges et améliorer votre relation client ? Le secrétariat externalisé est la solution qu’il vous faut. Cette pratique consiste à confier certaines tâches administratives ou relationnelles à un prestataire externe, souvent spécialisé, qui les gère à distance.

Aujourd’hui, de plus en plus d’entreprises PME, TPE, indépendants ou grands comptes font appel à un prestataire de secrétariat externalisé pour optimiser leur fonctionnement.

Qu’est-ce que le secrétariat externalisé ?

Le secrétariat externalisé désigne l’externalisation totale ou partielle des fonctions de secrétariat d’une entreprise. Cela inclut, entre autres :

• la gestion des appels téléphoniques,
  
  
• la prise de rendez-vous,
  
  
• le traitement des emails entrants,
  
  
• la rédaction de courriers ou comptes-rendus,
  
  
• et dans certains cas, la gestion du support client.
  
  

Le tout est pris en charge par un prestataire externe, à distance, souvent via des outils connectés (standard virtuel, agenda partagé, CRM).

👉 Le principal atout du secrétariat externalisé est sa souplesse : vous déléguez ce que vous voulez, quand vous le voulez, sans charges fixes. Que ce soit pour un besoin ponctuel ou un accompagnement permanent, vous restez agile.

Pourquoi externaliser son secrétariat ?

Faire appel à un service de secrétariat externalisé offre plusieurs avantages immédiats :

✅ Réduction des coûts

Plus besoin de recruter, former ou équiper une secrétaire en interne. Vous ne payez que le temps réellement travaillé, à l’appel ou à la tâche.

✅ Flexibilité totale

Le secrétariat à distance permet de couvrir des plages horaires élargies, y compris le soir, le week-end ou pendant les congés.

✅ Gain de temps

Vous déléguez les tâches chronophages et vous vous concentrez sur l’essentiel : vos clients, vos ventes, votre développement.

✅ Professionnalisme assuré

Les prestataires spécialisés dans le secrétariat externalisé disposent d’outils performants (CRM, téléphonie IP, messagerie collaborative) et de personnel formé pour répondre avec rigueur et efficacité.

👉 Que vous soyez entrepreneur individuel, dirigeant de PME ou responsable de service, externaliser votre secrétariat, c’est faire le choix de la performance.

Les principales formes de secrétariat externalisé

Le secrétariat externalisé peut répondre à différents types de besoins selon votre activité :

🔹 Secrétariat administratif externalisé

Idéal pour la gestion de vos documents, la rédaction de courriers, le classement numérique ou la saisie de données.

🔹 Télésecrétariat médical

Spécialement conçu pour les cabinets médicaux : accueil patient, prise de rendez-vous, retranscription de comptes-rendus. (Ce service est très spécifique au domaine de la santé.)

🔹 Secrétariat commercial externalisé

Suivi de devis, relance de factures, qualification de fichiers… Un bon levier pour appuyer vos équipes commerciales.

🔹 Secrétariat externalisé orienté service client

C’est ici que les frontières s’effacent : le secrétariat externalisé devient un support client à part entière. Prise d’appels, réponse aux demandes, traitement de tickets… ce modèle est particulièrement adapté aux entreprises en croissance, à l’e-commerce ou aux activités à forte volumétrie de contacts.

💡 À noter : certains prestataires, comme Gethumancall, sont spécialisés exclusivement dans le secrétariat externalisé orienté relation client. 

Secrétariat externalisé et externalisation du service client : quelles différences ?

Bien que proches, le secrétariat externalisé et l’externalisation du service client ne sont pas identiques. Le premier couvre des missions souvent administratives : accueil téléphonique, gestion d’agenda, tâches de support. Le second va plus loin : il s’agit de gérer l’ensemble de l’expérience client, sur tous les canaux.

💬 Par exemple :

• Un secrétaire externalisé peut prendre un message ou fixer un rendez-vous.
  
  
• Un agent en service client externalisé va gérer une réclamation, répondre à une demande technique ou résoudre un problème de livraison.
  
  

En réalité, de plus en plus d’entreprises recherchent une offre hybride, à la croisée du secrétariat externalisé et du support client externalisé. Le prestataire doit alors offrir à la fois la rigueur du traitement administratif et la maîtrise des interactions clients.

Gethumancall : votre partenaire expert en secrétariat externalisé orienté service client

Gethumancall est reconnu comme un acteur majeur du secrétariat externalisé orienté service client. Notre spécialisation dans la gestion externalisée de l'expérience client, combinée à notre expertise en BPO (Business Process Outsourcing), nous permet d'offrir des solutions sur mesure répondant aux besoins spécifiques de chaque entreprise.

Contrairement aux prestataires généralistes, nous nous concentrons exclusivement sur la relation client, assurant ainsi une qualité de service optimale. Nos services de secrétariat externalisé couvrent l'ensemble des canaux de communication : téléphone, email, chat et réseaux sociaux. Cette approche multicanale garantit une interaction fluide et cohérente avec vos clients, renforçant leur satisfaction et leur fidélité.

Pourquoi choisir Gethumancall pour externaliser votre secrétariat client ?

🎯 Une équipe dédiée et formée à la relation client

Nos collaborateurs sont sélectionnés pour leur expertise en relation client et leur capacité à représenter fidèlement l'image de votre entreprise. Chaque opérateur suit une formation continue, axée sur les meilleures pratiques en matière de communication, de gestion des outils CRM et de connaissance sectorielle.

🛠️ Une infrastructure technologique de pointe

Nous utilisons des technologies avancées telles que la téléphonie VoIP, des CRM intégrés et des systèmes de ticketing pour assurer un secrétariat externalisé efficace et sécurisé. Cette infrastructure permet une gestion optimale des interactions clients et une traçabilité complète des échanges.

📊 Un suivi de la performance en temps réel

Nos clients bénéficient d'un accès à des rapports d'activité détaillés, incluant des indicateurs de performance clés (KPI) et un reporting personnalisé. Cette transparence permet un pilotage précis de votre service de secrétariat externalisé client et une amélioration continue de la qualité de service.

🌍 Une implantation offshore maîtrisée

Nous opérons depuis des zones géographiques stratégiques, alliant qualité linguistique, compréhension culturelle et optimisation des coûts. Cette approche nous permet de proposer un service haut de gamme à des tarifs compétitifs, tout en garantissant une proximité avec vos clients.

Cas concrets de secrétariat externalisé réussi dans le service client

🛒 Yavin : Assistance client pour terminaux de paiement

Yavin, spécialiste des terminaux de paiement pour commerçants, a externalisé son support client à Gethumancall. L'objectif était de garantir une assistance rapide et efficace pour les utilisateurs rencontrant des problèmes techniques ou ayant des questions sur les fonctionnalités. Gethumancall a mis en place une équipe dédiée, formée aux spécificités des produits Yavin, assurant une prise en charge multicanal (téléphone, email, chat) avec un haut niveau de satisfaction client.

📚 La Bourse aux Livres : Service client pour la revente de livres

La Bourse aux Livres, plateforme de revente de livres d'occasion, a externalisé son service client à Gethumancall pour gérer les questions relatives aux estimations, envois et paiements. Grâce au secrétariat externalisé, l'entreprise a pu offrir un support réactif et précis, renforçant la confiance des utilisateurs dans le processus de revente.

🍣 Côté Sushi : Prise de commandes et gestion des livraisons

Côté Sushi, chaîne de restauration spécialisée, a collaboré avec Gethumancall pour optimiser la prise de commandes et le suivi des livraisons. Le secrétariat externalisé a permis de centraliser les appels entrants, de gérer les demandes spécifiques des clients et de coordonner efficacement avec les équipes de livraison, améliorant ainsi l'expérience client globale.

Conclusion : le secrétariat externalisé, un outil moderne au service de la performance

Le secrétariat externalisé est un levier stratégique pour les entreprises souhaitant améliorer leur efficacité opérationnelle et la satisfaction de leurs clients. En confiant votre secrétariat client à Gethumancall, vous bénéficiez d'une expertise reconnue, d'une infrastructure technologique avancée et d'une équipe dédiée à la réussite de votre relation client.

Contactez-nous dès aujourd'hui pour découvrir comment notre secrétariat externalisé peut transformer votre service client et contribuer à la croissance de votre entreprise.

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