
Les 9 règles d’or pour le management à distance
Grâce à l’évolution technologique, le télétravail est devenu une tendance depuis quelques années. Pourtant, cet avènement a fait chuter l’engagement des employés au travail. Comme nous disons : « loin des yeux, loin du cœur » ; le management à distance est donc devenu un peu plus difficile. Or, il est tout à fait possible de remettre en place cet engagement des agents, surtout si vous faites de l’outsourcing.
Le management Ă distance repose sur la communication et la confiance. D’une manière ou d’une autre, vous devez montrer Ă vos collaborateurs son importance dans l’entreprise. Sans plus tarder, passons tout de suite sur la première règle du pilotage d’équipe Ă distance.Â
1 - Mettre en place des règles simples, précises et adaptées pour chaque travail
Le management Ă distance se joue sur le professionnalisme. Il faut impĂ©rativement instaurer des règles sur le travail de votre Ă©quipe. Cependant, en raison de la diversitĂ© des tâches, vous devez dĂ©finir des règles communes et des règles individuelles. Notez bien qu’il s’agit d’une opĂ©ration de recadrage, mais non pas de privation de libertĂ© de vos collaborations. Â
Pour la règle commune, vous pouvez considĂ©rer cela comme une charte de travail. Alors, cette dernière dĂ©finit :Â
- Les outils à utiliser pour la communication : messagerie instantanée, visioconférence, appel téléphonique, … ;
- Les matĂ©riels Ă employer pour le travail ;Â
- Les dĂ©marches Ă suivre pour les retards et les absences ;Â
- La confidentialitĂ© des informations ;Â
- Les heures communes de connexion ;
- Les tâches secondaires : le pointage, les réunions, les débriefings, … ;
Pour la règle individuelle, vous devez dĂ©finir les horaires et le jour de travail de l’employĂ© en fonction de ses tâches. La mise en place d’un objectif individuel est Ă©galement nĂ©cessaire pour renforcer l’engagement de ce dernier et pour suivre ses performances.Â
2 - Assurer une fluidité importante sur la communication
Pour piloter une Ă©quipe Ă distance, il faut assurer la communication, sans quoi vos agents perdent petit Ă petit la valeur qui vous unit. Vous devez donc entretenir la relation entre vous et vos collaborateurs. La communication doit ĂŞtre fluide, simple et accessible Ă l’ensemble de l’équipe. Effectivement, cette dernière doit ĂŞtre synchronisĂ©e sur les divers changements dans l’entreprise. Autrement dit, chacun des employĂ©s doit ĂŞtre au courant des nouvelles ou des informations importantes dans la sociĂ©tĂ©.Â
Pour ce faire ; il faut :
- Avoir les matĂ©riels nĂ©cessaires ;Â
- Utiliser les meilleurs logiciels pour se communiquer ;Â
- Garder contact avec l’intĂ©gralitĂ© des membres de l’équipe ;Â
- Choisir de temps en temps les communications participatives.Â
Dans ce cas, commençons sur la question d’équipements nĂ©cessaires pour la communication.Â
Choisir des matériels adaptés pour la communication
Il existe une multitude d’appareils de technologies de communication. Afin d’assurer une excellente diffusion et rĂ©ception de l’information, votre Ă©quipe doit possĂ©der des Ă©quipements Ă la pointe de la technologie. N’oubliez pas que les logiciels de communication comme Zoom, Google Meet, Slack, Microsoft Teams et Starleaf sont très gourmands en ressources. D’autant plus, que certains d’entre eux ont besoin de dispositifs supplĂ©mentaires tels qu’un casque avec micro et une camĂ©ra pour fonctionner.Â
Alors, soyez certains que les ordinateurs utilisĂ©s par vos collaborateurs possèdent la puissance nĂ©cessaire pour faire fonctionner ces logiciels. Comme la transmission des donnĂ©es se fait sur internet, veillez Ă ce que vos Ă©quipes possèdent une bonne connexion pour communiquer avec vous.Â
Toujours rester en contact avec les membres de l’équipe
Le manque de communication est une source de problème pour le management Ă distance. En tant que manager, vous devez montrer Ă chacun des membres de votre Ă©quipe que vous ĂŞtes prĂ©sent pour eux. Alors, c’est votre obligation de prendre des nouvelles sur l’avancement de chaque agent. Vous pouvez aussi les guider, conseiller, encourager et bien sĂ»r les fĂ©liciter pour leurs rĂ©alisations.Â
Opter pour les communications participatives
La base de la communication est la participation des deux parties ou plus prĂ©cisĂ©ment chaque membre de votre Ă©quipe. Pour ce faire, il vous appartient de crĂ©er une discussion de groupe oĂą l’ensemble de vos Ă©quipes peuvent participer. Vous pouvez rĂ©aliser cela sur des logiciels tels que Slack, Discord, Skype et Microsoft Teams. Il en est de mĂŞme pour les visioconfĂ©rences, vous devez privilĂ©gier la communication Ă deux sens. Vous avez Livestorm, Microsoft Teams, Zoom, Google Meet pour effectuer la rĂ©union Ă distance.Â
L’objectif est de faire sentir à chaque membre de votre équipe que son avis compte dans l’entreprise. Il peut donc communiquer ce qu’il pense être important. Cela renforce l’engagement de vos agents, en même temps, cela développe aussi le sentiment d’appartenance à votre société.
3 - Traiter tout le monde de la même façon
Les règles que vous avez mises en place doivent ĂŞtre respectĂ©es par tout le monde. Aucun privilège n’est ainsi accordĂ© Ă quelconques membres de votre Ă©quipe, mĂŞme ceux qui sont personnellement proches de vous. Autrement dit, Ă chaque faute, une punition ou un avertissement ; et Ă chaque belle rĂ©alisation, un remerciement ou une fĂ©licitation. Il vous appartient de montrer Ă l’ensemble de l’équipe que tout le monde est sur le mĂŞme pied d’égalitĂ©.Â
De cette manière, chaque membre de votre Ă©quipe possède la mĂŞme considĂ©ration vis-Ă -vis de l’entreprise. Cela est nĂ©cessaire pour augmenter la motivation de vos agents. En effet, les membres de votre Ă©quipe vont comprendre Ă quel point leurs contributions sont essentielles pour la vie de l’entreprise. De ce fait, ils seront plus impliquĂ©s et plus engagĂ©s, mĂŞme en tĂ©lĂ©travail.Â
4 - Reconnaître les performances de chacun pour renforcer son engagement
Pour le management Ă distance, la relation entre le manager et son Ă©quipe est beaucoup plus que l’envoi et la rĂ©ception des tâches. Effectivement, cette façon de travailler dĂ©shumanise la relation entre vous et vos collaborateurs. Pour remĂ©dier Ă ce problème, soyez reconnaissant sur les performances de votre Ă©quipe. Si vous fĂ©licitez ou cĂ©lĂ©brez la performance de vos collaborateurs, ils seront plus motivĂ©s Ă travailler beaucoup plus.Â
Ce geste montre Ă©galement que vous ĂŞtes attentif face aux efforts de votre Ă©quipe. Cela permet de combler autrement la distance entre vous et vos collaborateurs. C’est un petit dĂ©tail, mais essentiel pour chaque membre. Par la suite, le management Ă distance de vos agents sera plus facile, car ils seront aussi imprĂ©gnĂ©s de ce sens du dĂ©tail.Â
5 - Rester rĂ©actif face aux imprĂ©vuesÂ
Dans la vie d’une entreprise, il y a toujours des imprĂ©vues occasionnelles, surtout de la part de vos agents. Ă€ ces moments, si vos collaborateurs ont besoin de vous en urgence, alors soyez rĂ©actif et rĂ©pondez-leur dès que possible. Remarquez qu’en rĂ©pondant rapidement aux demandes de vos agents, ils auront une sorte de dette morale envers l’entreprise. Dans ce cas, ils seront liĂ©s automatiquement Ă votre sociĂ©tĂ©.Â
En tant que manager, vous ĂŞtes le miroir de votre Ă©quipe. En respectant vos collaborateurs, ils vont vous respecter en retour. Bien Ă©videmment, c’est le socle du pilotage Ă distance. Faute de quoi les agents peuvent se dĂ©sengager facilement en raison d’un manque de considĂ©ration.Â
6 - Développer l’esprit d’équipe pour chacun de vos agents
Développer l’esprit d’équipe est sans doute l’une des tâches les plus difficiles sur le management à distance. Pourtant, vous devez tout faire pour que votre équipe reste soudée. Notez bien que ce n’est pas le salaire qui retient un collaborateur à travailler avec vous, mais l’ambiance dans votre société. Toutefois, une bonne ambiance découle toujours d’un excellent esprit d’équipe. Alors, vous devez fédérer vos collaborateurs autour d’un objectif commun pour avoir cette cohésion d’équipe dont vous aurez besoin.
En outre, il s’agit de mettre en place virtuellement une « ambiance de la machine Ă cafĂ© ». Grosso modo, il faut crĂ©er une atmosphère favorable pour la bonne humeur entre les collègues. Pour ce faire, vous devez crĂ©er un tchat gĂ©nĂ©ral dĂ©diĂ© aux plaisanteries et aux discussions intercollègues. C’est un groupe oĂą chacun de vos collaborateurs peut partager ce qui les ravive.Â
7 - Savoir faire confiance Ă son Ă©quipe
La confiance est aussi le pilier du tĂ©lĂ©travail. MĂŞme si la vie de l’entreprise dĂ©pend de votre Ă©quipe qui n’est pas avec vous physiquement, il faut quand mĂŞme donner une certaine libertĂ© Ă cette dernière. En effet, si vous alertez souvent vos collaborateurs sur l’avancement de leurs travaux, celles-ci finiront rapidement par ĂŞtre perturbĂ©es. Votre message ou votre appel est peut-ĂŞtre en guise d’inquiĂ©tude, mais pour votre Ă©quipe, un message de votre part provoque une interruption.Â
Leurs concentrations sont grandement affectées par votre manque de confiance. En revanche, en faisant confiance à vos agents ; ils se sentent plus importants, ils sont plus autonomes et ils veillent à ce tout soit parfait. Or, cela ne signifie en aucun cas délaisser son équipe ; mais de limiter le harcèlement qu’elle subit.
8 - Organiser un moment collectifÂ
Il s’agit de rĂ©aliser un cycle de rĂ©union entre tous les membres de l’équipe. La rĂ©union peut ĂŞtre sur visioconfĂ©rence. C’est le moment parfait pour faire le point sur l’avancement du projet. Vous pouvez aussi demander Ă vos collaborateurs leurs avis sur la mĂ©thode de travail. Ainsi, vous aurez les Ă©lĂ©ments essentiels pour mettre Ă l’aise votre Ă©quipe.Â
Par ailleurs, il est aussi nĂ©cessaire d’organiser une activitĂ© collective pour votre Ă©quipe. Ici, l’objectif est de renforcer la relation entre les collègues. Vous devez organiser une sortie oĂą tous les membres de votre Ă©quipe seront prĂ©sents. C’est une belle occasion pour eux de se connaĂ®tre un peu plus. Évidemment, il est plus simple de piloter une Ă©quipe soudĂ©e. VoilĂ pourquoi il est nĂ©cessaire de rĂ©aliser constamment ces moments collectifs.Â
9 - Donner constamment des retours Ă votre Ă©quipe
Le feedback est une forme de rapport Ă vos collaborateurs. En rĂ©alisant ce geste, votre Ă©quipe comprend que vous lui tĂ©moignez du respect. En effet, donner des retours est un dĂ©tail optionnel, mais cela peut ĂŞtre un levier pour aider vos agents Ă amĂ©liorer ou Ă continuer sa performance. Le retour peut ĂŞtre une apprĂ©ciation ou un commentaire, un remerciement individuel ou des points rapides sur les difficultĂ©s rencontrĂ©es. Dans tous les cas, votre Ă©quipe apprĂ©cie toujours le signe de respect que vous faites.Â
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Pour conclure :
Piloter une Ă©quipe Ă distance est une tâche complexe. Il faut s’assurer que l’ensemble de l’équipe possède les moyens nĂ©cessaires avant de faire un tĂ©lĂ©travail. En rĂ©alitĂ©, une Ă©quipe Ă distance est plus difficile Ă contrĂ´ler qu’une Ă©quipe interne. Pourtant, ces collaborateurs sont Ă©galement plus autonomes. Les diffĂ©rents canaux de communication qui existent actuellement permettent de communiquer avec vos collaborateurs. La communication rĂ©gulière accompagnĂ©e d’une bonne dose de confiance est la clĂ© de la rĂ©ussite du management Ă distance. Â