Les 9 règles d’or pour le management à distance

Grâce à l’évolution technologique, le télétravail est devenu une tendance depuis quelques années. Pourtant, cet avènement a fait chuter l’engagement des employés au travail. Comme nous disons : « loin des yeux, loin du cœur » ; le management à distance est donc devenu un peu plus difficile. Or, il est tout à fait possible de remettre en place cet engagement des agents, surtout si vous faites de l’outsourcing.

Le management à distance repose sur la communication et la confiance. D’une manière ou d’une autre, vous devez montrer à vos collaborateurs son importance dans l’entreprise. Sans plus tarder, passons tout de suite sur la première règle du pilotage d’équipe à distance. 

1 - Mettre en place des règles simples, précises et adaptées pour chaque travail

Le management à distance se joue sur le professionnalisme. Il faut impérativement instaurer des règles sur le travail de votre équipe. Cependant, en raison de la diversité des tâches, vous devez définir des règles communes et des règles individuelles. Notez bien qu’il s’agit d’une opération de recadrage, mais non pas de privation de liberté de vos collaborations.  

Pour la règle commune, vous pouvez considérer cela comme une charte de travail. Alors, cette dernière définit : 

• Les outils à utiliser pour la communication : messagerie instantanée, visioconférence, appel téléphonique, … ;
• Les matériels à employer pour le travail ; 
• Les démarches à suivre pour les retards et les absences ; 
• La confidentialité des informations ; 
• Les heures communes de connexion ;
• Les tâches secondaires : le pointage, les réunions, les débriefings, …  ;

Pour la règle individuelle, vous devez définir les horaires et le jour de travail de l’employé en fonction de ses tâches. La mise en place d’un objectif individuel est également nécessaire pour renforcer l’engagement de ce dernier et pour suivre ses performances. 

2 - Assurer une fluidité importante sur la communication

Pour piloter une équipe à distance, il faut assurer la communication, sans quoi vos agents perdent petit à petit la valeur qui vous unit. Vous devez donc entretenir la relation entre vous et vos collaborateurs. La communication doit être fluide, simple et accessible à l’ensemble de l’équipe. Effectivement, cette dernière doit être synchronisée sur les divers changements dans l’entreprise. Autrement dit, chacun des employés doit être au courant des nouvelles ou des informations importantes dans la société. 

Pour ce faire ; il faut :

• Avoir les matériels nécessaires ; 
• Utiliser les meilleurs logiciels pour se communiquer ; 
• Garder contact avec l’intégralité des membres de l’équipe ; 
• Choisir de temps en temps les communications participatives. 

Dans ce cas, commençons sur la question d’équipements nécessaires pour la communication. 

Choisir des matériels adaptés pour la communication

Il existe une multitude d’appareils de technologies de communication. Afin d’assurer une excellente diffusion et réception de l’information, votre équipe doit posséder des équipements à la pointe de la technologie. N’oubliez pas que les logiciels de communication comme Zoom, Google Meet, Slack, Microsoft Teams et Starleaf sont très gourmands en ressources. D’autant plus, que certains d’entre eux ont besoin de dispositifs supplémentaires tels qu’un casque avec micro et une caméra pour fonctionner. 

Alors, soyez certains que les ordinateurs utilisés par vos collaborateurs possèdent la puissance nécessaire pour faire fonctionner ces logiciels. Comme la transmission des données se fait sur internet, veillez à ce que vos équipes possèdent une bonne connexion pour communiquer avec vous. 

Toujours rester en contact avec les membres de l’équipe

Le manque de communication est une source de problème pour le management à distance. En tant que manager, vous devez montrer à chacun des membres de votre équipe que vous êtes présent pour eux. Alors, c’est votre obligation de prendre des nouvelles sur l’avancement de chaque agent. Vous pouvez aussi les guider, conseiller, encourager et bien sûr les féliciter pour leurs réalisations. 

Opter pour les communications participatives

La base de la communication est la participation des deux parties ou plus précisément chaque membre de votre équipe. Pour ce faire, il vous appartient de créer une discussion de groupe où l’ensemble de vos équipes peuvent participer. Vous pouvez réaliser cela sur des logiciels tels que Slack, Discord, Skype et Microsoft Teams. Il en est de même pour les visioconférences, vous devez privilégier la communication à deux sens. Vous avez Livestorm, Microsoft Teams, Zoom, Google Meet pour effectuer la réunion à distance. 

L’objectif est de faire sentir à chaque membre de votre équipe que son avis compte dans l’entreprise. Il peut donc communiquer ce qu’il pense être important. Cela renforce l’engagement de vos agents, en même temps, cela développe aussi le sentiment d’appartenance à votre société.

3 - Traiter tout le monde de la même façon

Les règles que vous avez mises en place doivent être respectées par tout le monde. Aucun privilège n’est ainsi accordé à quelconques membres de votre équipe, même ceux qui sont personnellement proches de vous.  Autrement dit, à chaque faute, une punition ou un avertissement ; et à chaque belle réalisation, un remerciement ou une félicitation. Il vous appartient de montrer à l’ensemble de l’équipe que tout le monde est sur le même pied d’égalité. 

De cette manière, chaque membre de votre équipe possède la même considération vis-à-vis de l’entreprise. Cela est nécessaire pour augmenter la motivation de vos agents. En effet, les membres de votre équipe vont comprendre à quel point leurs contributions sont essentielles pour la vie de l’entreprise. De ce fait, ils seront plus impliqués et plus engagés, même en télétravail. 

4 - Reconnaître les performances de chacun pour renforcer son engagement

Pour le management à distance, la relation entre le manager et son équipe est beaucoup plus que l’envoi et la réception des tâches. Effectivement, cette façon de travailler déshumanise la relation entre vous et vos collaborateurs. Pour remédier à ce problème, soyez reconnaissant sur les performances de votre équipe. Si vous félicitez ou célébrez la performance de vos collaborateurs, ils seront plus motivés à travailler beaucoup plus. 

Ce geste montre également que vous êtes attentif face aux efforts de votre équipe. Cela permet de combler autrement la distance entre vous et vos collaborateurs. C’est un petit détail, mais essentiel pour chaque membre. Par la suite, le management à distance de vos agents sera plus facile, car ils seront aussi imprégnés de ce sens du détail. 

5 - Rester réactif face aux imprévues 

Dans la vie d’une entreprise, il y a toujours des imprévues occasionnelles, surtout de la part de vos agents. À ces moments, si vos collaborateurs ont besoin de vous en urgence, alors soyez réactif et répondez-leur dès que possible. Remarquez qu’en répondant rapidement aux demandes de vos agents, ils auront une sorte de dette morale envers l’entreprise. Dans ce cas, ils seront liés automatiquement à votre société. 

En tant que manager, vous êtes le miroir de votre équipe. En respectant vos collaborateurs, ils vont vous respecter en retour. Bien évidemment, c’est le socle du pilotage à distance. Faute de quoi les agents peuvent se désengager facilement en raison d’un manque de considération. 

6 - Développer l’esprit d’équipe pour chacun de vos agents

Développer l’esprit d’équipe est sans doute l’une des tâches les plus difficiles sur le management à distance. Pourtant, vous devez tout faire pour que votre équipe reste soudée. Notez bien que ce n’est pas le salaire qui retient un collaborateur à travailler avec vous, mais l’ambiance dans votre société. Toutefois, une bonne ambiance découle toujours d’un excellent esprit d’équipe. Alors, vous devez fédérer vos collaborateurs autour d’un objectif commun pour avoir cette cohésion d’équipe dont vous aurez besoin.

En outre, il s’agit de mettre en place virtuellement une « ambiance de la machine à café ». Grosso modo, il faut créer une atmosphère favorable pour la bonne humeur entre les collègues. Pour ce faire, vous devez créer un tchat général dédié aux plaisanteries et aux discussions intercollègues. C’est un groupe où chacun de vos collaborateurs peut partager ce qui les ravive. 

7 - Savoir faire confiance à son équipe

La confiance est aussi le pilier du télétravail. Même si la vie de l’entreprise dépend de votre équipe qui n’est pas avec vous physiquement, il faut quand même donner une certaine liberté à cette dernière. En effet, si vous alertez souvent vos collaborateurs sur l’avancement de leurs travaux, celles-ci finiront rapidement par être perturbées. Votre message ou votre appel est peut-être en guise d’inquiétude, mais pour votre équipe, un message de votre part provoque une interruption. 

Leurs concentrations sont grandement affectées par votre manque de confiance. En revanche, en faisant confiance à vos agents ; ils se sentent plus importants, ils sont plus autonomes et ils veillent à ce tout soit parfait. Or, cela ne signifie en aucun cas délaisser son équipe ; mais de limiter le harcèlement qu’elle subit.

8 - Organiser un moment collectif 

Il s’agit de réaliser un cycle de réunion entre tous les membres de l’équipe. La réunion peut être sur visioconférence. C’est le moment parfait pour faire le point sur l’avancement du projet. Vous pouvez aussi demander à vos collaborateurs leurs avis sur la méthode de travail. Ainsi, vous aurez les éléments essentiels pour mettre à l’aise votre équipe. 

Par ailleurs, il est aussi nécessaire d’organiser une activité collective pour votre équipe. Ici, l’objectif est de renforcer la relation entre les collègues. Vous devez organiser une sortie où tous les membres de votre équipe seront présents. C’est une belle occasion pour eux de se connaître un peu plus. Évidemment, il est plus simple de piloter une équipe soudée. Voilà pourquoi il est nécessaire de réaliser constamment ces moments collectifs. 

9 - Donner constamment des retours à votre équipe

Le feedback est une forme de rapport à vos collaborateurs.  En réalisant ce geste, votre équipe comprend que vous lui témoignez du respect.  En effet, donner des retours est un détail optionnel, mais cela peut être un levier pour aider vos agents à améliorer ou à continuer sa performance. Le retour peut être une appréciation ou un commentaire, un remerciement individuel ou des points rapides sur les difficultés rencontrées. Dans tous les cas, votre équipe apprécie toujours le signe de respect que vous faites. 

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Pour conclure :

Piloter une équipe à distance est une tâche complexe. Il faut s’assurer que l’ensemble de l’équipe possède les moyens nécessaires avant de faire un télétravail. En réalité, une équipe à distance est plus difficile à contrôler qu’une équipe interne. Pourtant, ces collaborateurs sont également plus autonomes. Les différents canaux de communication qui existent actuellement permettent de communiquer avec vos collaborateurs.  La communication régulière accompagnée d’une bonne dose de confiance est la clé de la réussite du management à distance.